Gestion de la paie : c’est quoi et pourquoi gérer la paie ?

La gestion de la paie est activité essentielle et importante dans la vie d’une entreprise. Elle fait également, partie intégrante de l’administration des salariés. En effet, en gérant la paie, à la fin du mois, tous les calculs y afférents et l’aspect administratif vont se matérialiser afin de payer le salarié en fonction du travail qu’il a rendu. Cela lui permet également, de recevoir un bulletin de salaire qui sera émis de manière périodique.

Conception de la gestion de paie

La paie est la contrepartie du travail effectué par un salarié au sein d’une organisation que ce soit une entreprise, une association, un cabinet d’études, une ONG, ou un employé de l’administration publique. Cependant, c’est un élément qui ne se fait pas en un seul calcul ou une seule journée. Derrière le bulletin de paie de chaque employé, on retrouve une démarche complexe et langoureuse qui est effectuée par le service des ressources humaines et de la comptabilité. Et cela, étant donné que depuis son embauche et selon son ancienneté, mais aussi, son expérience, cette fiche de paie doit évoluer. On doit aussi y retrouver tous les engagements du salarié vis-à-vis de l’État, c’est-à-dire, le montant et le pourcentage des impôts et taxes qu’il doit s’acquitter, le pourcentage et le montant de sa cotisation sociale, etc. Par ailleurs, la paie et sa gestion sont essentielles et doivent être rendues à l’employé périodiquement, selon la durée de son contrat. La fiche établie lui servira alors, de justificatif pour toutes sortes de démarche administrative, afin de prouver le montant de ses revenus. Elle va aussi lui servir jusqu’à la cessation de son contrat de travail pour avoir une attestation et un certificat de travail ainsi, que son solde de tout compte, une référence, etc. Dans ce cas, comme la gestion de la paie est une activité, mais également, une procédure complexe, un service spécifique doit se charger de s’en occuper au sein d’une entreprise. Cependant, dans une TPE, il est possible que ce soit le comptable qui s’en charge, ou le dirigeant de la société lui-même. De nos jours, avec le développement de la délocalisation des activités, il est aussi possible d’externaliser cette activité. En effet, il existe des entreprises qui se spécialisent dans ce type de traitement, à des couts qui peuvent défier la concurrence.

Pourquoi est-ce utile de gérer la paie ?

La gestion de la paie présente des enjeux majeurs pour l’entreprise. Quand on parle de gestion de la paie en effet, derrière les actions complexes, il y aura aussi, une retouche des conventions collectives. Pour ce qui est du responsable de la gestion, il doit être capable de voir l’aspect social qui doit être considéré, mais aussi, connaitre les principes de la paie. En ce sens que le responsable doit avoir des connaissances en termes de droit fiscal et social, mais devra également savoir quand il faut toucher les bases du salaire pour un salarié, quel pourcentage appliqué pour les cotisations sociales et syndicales de chaque employé, etc. Un autre enjeu de la bonne gestion de la paie est les risques d’impact sur la gestion financière de l’entreprise. En effet, toutes les erreurs sur la fiche de paie d’un employé peuvent entrainer des conséquences lourdes. Cela, parce que l’erreur peut demander l’intervention de l’URSSAF qui va procéder à son redressement. Il est aussi possible que l’employé alerte Prud’hommes. Ces deux organismes peuvent intenter des actions en justice pour accuser l’entreprise de négligence si l’erreur a des conséquences négatives pour le salarié. Et enfin, quand on parle de gestion de la paie, on doit aussi prendre en compte la gestion et l’administration de certaines informations sensibles sur le salarié et l’entreprise. La fiche de paie en soi, contient des données personnelles pour l’entreprise et le salarié. On y retrouve d’autres données sensibles comme le RIB, que seul l’employé et le gestionnaire doivent connaitre. C’est pourquoi, il est demandé aux entreprises d’utiliser des logiciels spécifiques pour gérer la paie, et sécuriser les données.